O Fórum Arquivos e Arquivos recebe em 29 de outubro a diretora da Secretaria Geral da Justiça Federal do Rio de Janeiro, Patrícia Longhi, que apresentará aos participantes o Siga-Doc, Sistema de Gerenciamento de Documentos Administrativos, desenvolvido pela própria instituição com base em software livre. Em utilização na Justiça Federal desde 2007, o sistema chamou a atenção de outros órgãos públicos, como o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Conselho da Justiça Federal (CJF) e os Tribunais de Justiça do Rio de Janeiro, Pará e Bahia, além da Universidade Federal Fluminense (UFF), que já o adotam. Agora a Fiocruz se prepara para implantar o sistema de gestão eletrônica de documentos digitais. Em entrevista ao portal da COC, Patrícia conta como o Siga-Doc alterou as rotinas da Justiça Federal, gerando benefícios que vão desde a aceleração de processos à economia de papel e de outros recursos. Confira os principais trechos.
Por que é importante discutir a gestão eletrônica de documentos hoje?
Hoje, as instituições, sejam públicas ou privadas, estão trabalhando muito com a modernização, a rapidez, a celeridade. Com isso, caminhamos em direção ao eletrônico, que traz uma maior facilidade de comunicação e de tramitação de informações. A gestão eletrônica dos documentos é algo novo no Brasil. A Justiça Federal tem trabalhado nisso desde 2001. A imposição da modernidade fez com que fizéssemos um estudo sobre o tema. Falava-se que tudo seria mais rápido, mas havia também a falácia de que tudo seria mais barato com a gestão eletrônica. De fato, há mais agilidade, mas é preciso manter toda uma infraestrutura [tecnológica], de banco de dados, acessórios e equipamentos para se comunicar institucionalmente. Estamos presos à máquina, e não mais a papel e caneta.
Quais foram os principais ganhos obtidos com a implantação do Siga-Doc?
Com esse sistema que implantamos, ganhamos mais rapidez e facilidade no processo de contratação. De 2012 para 2013, ganhamos 18 dias úteis na tramitação de processos de compra. De 2013 para 2014, evoluímos mais. Há também uma economia de papel e com recursos humanos, pois otimizamos serviços. Antes, com o uso do papel, era preciso ter alguém que levasse os documentos de sala em sala. Também há ganhos importantes com transparência, na facilidade de acesso às informações e ambientais. Economizamos 30% na aquisição de papel entre 2012 e 2013. Isso é significativo em uma área em que se trabalhava muito com papel. A sociedade está pedindo essa modernização. O documento eletrônico em si está muito incipiente no Brasil. Ainda há muitas instituições batendo cabeça. É preciso procurar ajuda, apoio e parcerias.
Como surgiu a cooperação com outras instituições?
Tivemos a ambição de fazer um bom sistema, mas estávamos pensando inicialmente apenas na Justiça Federal. Não tínhamos pensado na Fiocruz, na UFF e nos Tribunais de Justiça. Hoje, o sistema é adotado também pelo Conselho da Justiça Federal (CJF), Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e pelos Tribunais de Justiça do Pará, da Bahia e do Rio. A implantação está em discussão no Supremo Tribunal de Justiça (STJ) também. O sistema é um software livre, de fácil adaptação e configuração. Na Justiça Federal, trabalhamos com nosso banco de dados de recursos humanos, mas o sistema conversa com qualquer banco de dados de gestão de pessoas. Ele não é preso a nenhum outro sistema; pode ser adaptado em qualquer instituição por ser um software livre. O sistema está disponível em site em que se pode consultá-lo ou baixar uma versão de demonstração. Com isso, outras instituições começaram a conhecê-lo.
O que mudou na rotina das pessoas com a implantação do Siga-Doc?
A organização e a responsabilidade. As pessoas agora têm mais cuidado com o que estão fazendo. Este prédio [em que estamos] é a sede administrativa. Se você olhar nas salas, não temos mais estantes de processos e documentos, não há mais fichários ou pastas jeca. É tudo muito limpo. Isso mudou e as pessoas gostaram, porque estão trabalhando em um ambiente saudável, sem poeira, sem muito papel, não precisam pegar peso. As pessoas começaram a entender os benefícios do sistema em termos de qualidade de vida. Com a introdução do sistema, começamos a perceber que as pessoas iam começar a ficar presas a um computador, então fizemos todo um trabalho de ergonomia, comprando equipamentos para qualidade do trabalho, como apoio para os pés, segundo monitor, entre outros.
Vocês enfrentaram resistências para implantar o sistema?
Antes de mais nada, tivemos o apoio da autoridade máxima, o diretor do foro. Antes de implantar a gestão eletrônica na Justiça Federal, trabalhamos no Programa de Gestão Documental, que buscava otimizar recursos, reduzir custos, e garantir a padronização e o acesso. A finalidade principal do programa é fornecer informações num tempo rápido e seguro. Começamos a implanta-lo em 1996. O sistema de gestão eletrônica de documentos [Siga-Doc] foi criado para atender à gestão documental, e não para atender uma unidade de documentação, de informática ou de recursos humanos. Isso foi muito bom, porque trabalhamos com discussões interdisciplinares. Toda a instituição debatia o sistema. Até hoje temos um comitê gestor que discute as melhorias necessárias e os erros que aparecem. Não foi uma solução comprada. Nada foi terceirizado. Foi feito por servidores. Foi uma discussão muito agradável, na qual aprendemos mais uns com os outros. O sistema foi muito importante neste sentido: de implantar o programa de gestão documental, que já estava sendo utilizado, agora de forma automatizada para ganhar agilidade.
Esse trabalho em conjunto facilitou a implantação do sistema?
Facilitou muito, pois todo mundo já sabia o que estava acontecendo. Não foi nada imposto. Foi tudo sendo implantado democraticamente, em paralelo às discussões.
Quais foram os maiores desafios na implantação?
O principal desafio foi cultural: a questão de perda do papel. As pessoas estavam muito presas a manusear papel. Com a gestão eletrônica, você passa a trabalhar com mais responsabilidade. O sistema exige que se registre qualquer ato que se faça em um determinado processo. Não dá mais para tirar folhinha de um processo.
Como vocês venceram esse desafio cultural?
No início, fizemos muitos cursos, muitas atividades de capacitação em gestão documental e depois com o sistema [Siga-Doc]. Para entender como o sistema funciona, é preciso saber o que é gestão documental. Os cursos, ainda hoje, acontecem regularmente: são dois por ano. Além disso, os novos servidores também fazem o curso do Siga-Doc como parte do processo de ambientação. De qualquer maneira, é preciso ter coragem para realizar mudanças, pois sempre há resistências. Os benefícios da implantação de um sistema desses são muito grandes. É preciso olhar para o futuro.
